Het gebouw in kwestie was oorspronkelijk ontworpen om een groot personeelsbestand te huisvesten, met meerdere verdiepingen gewijd aan kantoorruimte, vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes. De door de pandemie veroorzaakte verschuiving naar werken op afstand bracht echter aan het licht dat een aanzienlijk deel van de beroepsbevolking efficiënt vanuit huis kon werken, waardoor een groot deel van de kantoorruimte overbodig werd.

Onze oplossing was om het gebruik van het gebouw opnieuw vorm te geven, met de nadruk op het verminderen van het aantal verdiepingen en de totale oppervlakte om beter aan te sluiten bij de nieuwe realiteit van een hybride personeelsbestand.

Dit omvatte een uitgebreide analyse van het ruimtegebruik, de behoeften van werknemers en de technologische vereisten om naadloos telewerken te ondersteunen. We zijn begonnen met een diepgaand onderzoek naar het gebruik van de bestaande kantoorruimte. Het betrof dan:

• Identificeren van onderbenutte gebieden
• Beoordeling van de noodzaak van fysieke vergaderruimtes
• Inzicht in de minimaal vereiste ruimte voor essentiële medewerkers ter plaatse

Op basis van de bevindingen hebben we de kantoorindeling geherstructureerd om het totale aantal verdiepingen terug te brengen van vijf naar drie en de totale oppervlakte met 40%. Deze optimalisatie sloot niet alleen aan bij de verminderde behoefte aan fysieke aanwezigheid, maar creëerde ook een meer collaboratieve en flexibele werkruimte voor degenen die ter plaatse moesten zijn.

Om efficiënt telewerken mogelijk te maken, investeerden we in een robuuste technologische infrastructuur. Dit omvatte:

• Snel internet en VPN-toegang voor externe medewerkerss
• Cloudgebaseerde samenwerkingstools en -software
• Geavanceerde videoconferentiesystemen

Deze technologieën zorgden ervoor dat werknemers overal naadloos konden werken, waardoor de productiviteit en connectiviteit met hun teams behouden bleven. De vermindering van de kantoorruimte leidde tot aanzienlijke kostenbesparingen op verschillende gebieden:

• Lagere huur- en onderhoudskosten
• Lagere kosten voor nutsvoorzieningen
• Verminderde behoefte aan kantoorbenodigdheden en -apparatuur

Deze besparingen stelden ons in staat om opnieuw te investeren in andere kritieke gebieden.

Een belangrijk deel van ons project was gericht op het verkleinen van de ecologische voetafdruk van onze kantoorruimte. De vermindering van de fysieke ruimte droeg bij aan:

• Lager energieverbruik en minder uitstoot van broeikasgassen
• Verminderde afvalproductie
• Minimaal gebruik van niet-hernieuwbare hulpbronnen

Bovendien betekende het bevorderen van telewerken dat minder werknemers dagelijks moesten pendelen, waardoor de koolstofuitstoot van transport aanzienlijk werd verminderd. Deze verschuiving kwam niet alleen het milieu ten goede, maar verbeterde ook de balans tussen werk en privéleven voor onze medewerkers.

Conclusie, de transformatie van de kantoorruimte als reactie op de Covid-19-pandemie is een voorbeeld van hoe organisaties zich kunnen aanpassen aan nieuwe werkomstandigheden en tegelijkertijd zowel economische als ecologische voordelen kunnen behalen.

Door het aantal verdiepingen en de totale oppervlakte te verminderen, te investeren in technologie en telewerken te promoten, hebben we een duurzame en efficiënte werkruimte gecreëerd. Deze casestudy dient als een bewijs van het potentieel van innovatief denken bij het hervormgeven van de toekomst van werkplekken.